Як перейти з BeautyPro і нічого не втратити

Дані належать салону

Клієнтки, їхні візити й формули, оплати, залишки на складі, зарплати майстрів записані в програмі, але належать салону. Ви маєте право забрати їх повністю.

Попросіть у постачальника повну копію бази даних. Звіти в Excel чи список клієнток не підійдуть, бо вся історія і зв'язки між записами є тільки в самій базі. Просіть письмово і зберігайте листування.

Копію можуть віддавати неохоче. Тоді пишуть офіційний лист і нагадують, що це персональні дані клієнток і комерційні дані бізнесу. Нам знадобилися такий лист і слово «суд».

Що переїжджає

З копії бази переносимо все, з чим салон працює щодня:

• клієнток з телефонами, днями народження, джерелом («звідки дізналися»), коментарями і відмовою від розсилок;
• історію візитів і чеків: послуги, товари, майстрів, знижки, скасування;
• оплати по кожному рахунку: каса, розрахунковий рахунок, сейф;
• депозити, бонуси й сертифікати із залишками на день переїзду;
• послуги і ціни, зокрема різні ціни для різних категорій майстрів;
• товари, склад і собівартість кожного руху: прихід, продаж, списання на послуги;
• правила зарплати й історію нарахувань та виплат майстрам;
• працівників і посади, витрати за категоріями, постачальників.

Скопіювати базу мало. Стара програма зберігає частину речей по-своєму: скасований рядок чека тягне за собою оплати, списання матеріалів і нарахування майстру, які теж мають зникнути. Кожен такий випадок ми розбираємо окремо, щоб у новій програмі цифри означали те саме, що і в старій.

Що налаштовується заново

Частина речей живе не в базі, а в зовнішніх сервісах. Їх підключають заново, зазвичай це година роботи:

• кабінет SMS-розсилок: салон підключає свій і платить за SMS напряму, без нашої націнки;
• програмний касовий апарат для фіскальних чеків;
• входи працівників: кожен отримує власне запрошення і свій пароль чи ключ доступу;
• тексти нагадувань і привітань; їх краще переписати під себе, ніж копіювати старі.

Як перевірити, що нічого не загубилося

На слово тут не вірять нікому, нам теж. Після перенесення звірте те, що легко порахувати в обох програмах:

• кількість клієнток і кількість візитів за останній місяць;
• залишок на складі кожного товару, він має збігтися до одиниці;
• залишки депозитів, бонусів і непогашених сертифікатів;
• суми по кожному рахунку за останній місяць;
• картки 5–10 клієнток, яких адміністраторка знає напам'ять: візити, майстри, формули, коментарі.

Такі самі звірки ми робимо автоматично при кожному перенесенні: наприклад, залишки на складі перераховуємо з усіх перенесених рухів товару і порівнюємо з цифрами старої програми. На даних першого салону розбіжності не було.

Пробний період на власних даних

Знайомитися з новою програмою зручніше на своїх клієнтках, а не на демонстраційних. Поки салон працює в BeautyPro, ми щогодини оновлюємо копію його даних у Perukar. Адміністраторки й майстри відкривають її і бачать свій сьогоднішній день, свої записи, свою касу.

Стара програма тим часом працює як завжди. У копії можна пробувати що завгодно, нічого не зламається. Коли команда звикне, призначаємо день переїзду.

День переїзду

Сам переїзд займає один вечір і один ранок:

• беремо день, коли записів найменше;
• увечері, після закриття, салон перестає вносити зміни в BeautyPro;
• ми робимо остаточне перенесення і всі звірки;
• працівники отримують запрошення до нової програми;
• зранку салон уже працює в Perukar, із записами на сьогодні й на місяці вперед.

Після остаточного перенесення повторне вже неможливе, програма його не дозволить. Так ніхто випадково не затре нові записи і чеки старими даними.

Скільки це триває

Саме перенесення займає від одного до трьох днів, залежно від того, скільки років історії у салоні. Салон увесь цей час працює як звичайно. Пробний період на власних даних триває стільки, скільки треба команді, зазвичай тиждень-два.

Якщо ваш салон працює в BeautyPro і ви думаєте про переїзд, залиште заявку, і ми розкажемо, як це буде саме у вас.