Як організувати облік у салоні
Опубліковано:
Гроші в салоні щодня рухаються десятками способів: готівка, картка, передоплата, сертифікат, зарплата, оплата постачальнику. Бухгалтерія для податкової тут ні до чого. Облік потрібен, щоб у будь-який день відповісти на просте питання: скільки салон заробив і де ці гроші зараз. Нижче те, як ми його влаштовуємо.
У кожних грошей свій рахунок
Почніть зі списку місць, де лежать гроші салону: каса з готівкою, розрахунковий рахунок, куди приходять оплати карткою, сейф. Кожне місце в обліку окремий рахунок зі своїм залишком.
Гроші, перекладені з каси в сейф чи інкасовані на рахунок, це переміщення, не дохід і не витрата. Запишіть їх як витрату, і місяць виглядатиме гіршим, ніж був.
Каса: відкрити, закрити, перерахувати
Касу відкривають із залишком на ранок і закривають увечері, перерахувавши готівку. Програма знає, скільки має бути, людина рахує, скільки є.
Наприклад, зранку в касі 2 000 грн, за день прийняли готівкою 8 500 грн, видали майстрині 1 200 грн, заплатили за воду 300 грн. Має бути 9 000 грн. Порахували 8 950, нестача 50 грн. Її записують, а не докладають зі своїх.
Кожен чек проводять через програму в момент оплати і з точним способом: готівка, картка, переказ, депозит, бонуси, сертифікат. Якщо салон видає фіскальні чеки, вони мають виходити з тієї самої операції, а не набиватися окремо.
Гроші наперед — ще не виручка
Передоплата, поповнення депозиту, проданий сертифікат чи абонемент — гроші за послугу, якої салон ще не надав. Поки послуги немає, це борг салону перед клієнткою, не дохід.
У грудні продали сертифікатів на 20 000 грн, до кінця місяця ними розрахувалися на 6 000. Грудневий дохід від сертифікатів 6 000 грн. Решту 14 000 салон ще винен клієнткам послугами.
Запишіть усі 20 000 у грудень, і грудень вийде блискучим, а лютий, коли за сертифікатами прийдуть, збитковим. З бонусами так само: нараховані бонуси це обіцянка, яку колись доведеться виконати.
Витрати за категоріями
Кожна витрата записується з категорією: оренда, комунальні, реклама, зарплата адміністраторів, податки, обслуговування обладнання, господарські дрібниці. Категорій має бути небагато, 10–15, інакше наприкінці місяця їх не порівняєш із минулим.
Закупівля фарби чи шампунів не витрата місяця, а запас на полиці. Купили матеріалів на 12 000 грн у березні, витратили за березень на 4 000: витрата березня 4 000, а 8 000 стоять на складі й підуть у наступні місяці.
Склад і собівартість послуг
Товар приходить на склад за накладною, з кількістю і ціною. Зі складу він іде трьома шляхами: продаж клієнтці, витрата на послугу, списання (зіпсувалося, віддали «в роботу», подарунок). Кожен рух записаний, тож залишок завжди можна пояснити.
Собівартість послуги — матеріали, які на неї справді пішли, за ціною, за якою їх купили. Її фіксують у момент послуги і більше не перераховують: подорожчала фарба в травні, квітневі послуги від цього дорожчими не стали.
Раз на місяць інвентаризація: порахувати, що є на полицях, і порівняти з тим, що має бути. Розбіжність краще показувати в гривнях, а не в штуках. «Не вистачає 3 туб» звучить спокійно, «не вистачає 1 140 грн» уже ні.
Зарплата майстрів: правило, нарахування, виплата
Правило оплати записують один раз для кожного майстра: відсоток від послуг (від повної ціни чи за вирахуванням матеріалів), ставка за послугу, відсоток з продажу товарів, ставка за зміну. Важливо, щоб правило було записане, а не жило в пам'яті власниці.
Нарахування і виплата — різні речі. Нарахування з'являється з кожною наданою послугою, виплата — коли майстриня отримала гроші. Різниця між ними і є баланс: скільки салон ще винен майстрині або скільки вона взяла авансом.
Коли майстриня сама бачить свої нарахування щодня, у день зарплати нема про що сперечатися, а вільні вікна вона заповнює охочіше.
Підсумок місяця
Прибуток рахують з того, що салон справді заробив за місяць, а не з того, скільки грошей надійшло на рахунки:
| Рядок | Приклад, грн |
|---|---|
| Надані послуги | 310 000 |
| Продані товари | 42 000 |
| Матеріали, витрачені на послуги | −38 000 |
| Собівартість проданих товарів | −25 000 |
| Зарплата майстрів | −118 000 |
| Зарплата адміністраторів | −30 000 |
| Оренда | −45 000 |
| Інші витрати | −22 000 |
| Прибуток | 74 000 |
Грошей на рахунках у кінці місяця може бути більше або менше за прибуток: продали сертифікати, закупили товар на кілька місяців уперед, виплатили зарплату за минулий місяць. Тому на ці дві цифри дивляться окремо.
Щоденний чек-лист
- зранку відкрити касу і звірити залишок із вчорашнім вечором;
- кожен чек через програму, з правильним способом оплати;
- кожну витрату з каси записати одразу, з категорією;
- матеріали на послугу списати під час закриття візиту;
- увечері закрити касу з перерахунком і записати розбіжність;
- раз на тиждень переглянути витрати й нарахування, раз на місяць зробити інвентаризацію і підсумок.
У Perukar каса, склад, зарплати і звіти в одній програмі, тож усе це рахується саме, без Excel. Залиште заявку, якщо хочете подивитися в ньому свій салон.